UNJ Gelar FGD Dengan Tema “Peningkatan Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Monev Keterbukaan Informasi Publik”
Humas UNJ, Jakarta – Kantor Wakil Rektor IV Bidang Perencanaan dan Kerjasama Universitas Negeri Jakarta (UNJ) selaku pelaksana Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) menggelar acara Focus Group Discussion (FGD) yang bertajuk “Peningkatan Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Monev Keterbukaan Informasi Publik” pada Senin, 5 Februari 2024 bertempat di Ruang Sidang Lantai 8, Gedung M. Sjafe’i UNJ.
FGD kali ini dihadiri oleh Dr. Ir. Donny Yoesgiantoro selaku Ketua Komisi Informasi Pusat (KIP), Prof. Komarudin selaku Rektor UNJ, Syawaludin selaku Komisioner KIP, Wakil Rektor, para Ketua Lembaga, Direktur Pascasarjana, para Dekan, para Wakil Dekan, dan segenap sivitas akademika di lingkungan UNJ.
Prof. Komarudin dalam sambutannya menyampaikan bahwa UNJ menggiatkan persoalan tata kelola informasi dalam 3 tahun terakhir. Setelah melihat perguruan tinggi lain bergerak luar biasa, maka UNJ mulai bergerak cepat. Kami sengaja mengumpulkan semua komponen unit kerja agar muncul komitmen.
Prof. Fahrurrozi selaku Ketua PPID Pelaksana melaporkan, fungsi PPID UNJ dilaksanakan oleh Kantor Wakil Rektor IV Bidang Perencanaan dan Kerjasama yang dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh Kantor Humas dan Informasi Publik sebagai PPID Pelaksana. Dalam mewujudkan keterbukaan informasi, strategi yang ditempuh antara lain:
1. Pengembangan Inovasi dan Memperbaharui Regulasi. Pada tahun 2020 PPID UNJ mempersiapkan dan berbenah diri untuk mengikuti E-Monev tahun 2021, kemudian tahun 2021 PPID UNJ memperoleh predikat “Menuju Informatif”. Pada tahun 2022 memperoleh kembali predikat “Menuju Informatif”, dan pada tahun 2023 mengikuti kembali E-Monev KIP dan berusaha memperbaiki informasi yang diberikan agar mencapai predikat “Informatif”.
2. Inovasi Fasilitas dan Aksesbilitas. Pada tahun 2019, fasilitas untuk luring terdapat Ruang Pelayanan, Akses Disabilitas, dan Akses Braile pada lift, sedangkan pada daring terdapat telepon, Portal Website UNJ, surel dan faksimile. Pada tahun 2020, pelayanan daring bertambah dengan adanya sosial media (Instagram, Twitter (X), Facebook, dan Tiktok) & Sosial Chat (WhatsApp). Pada tahun 2021, adanya Website PPID, yang didalamnya terdapat form permohonan informasi daring. Pada tahun 2022, untuk Luring terdapat ruangan pelayanan khusus penyandang disabilitas dan memiliki staf yang dilengkapi kemampuan Bisindo, sedangkan pada daring terdapat pelayanan informasi yang hadir dalam bentuk Mobile Apps Android dengan nama aplikasi PPID UNJ. Pada tahun 2023, untuk Luring terdapat Kursi Roda, Papan Elekronik, dan Print Station, sedangkan Daring terdapat Pengembangan Web PPID UNJ Ver 2.0. dilengkapi dengan Speech dan Fitur Disabilitas lainnya. Pada tahun 2024, Mengembangkan Saluran/Channel WhatsApp dengan nama Universitas Negeri Jakarta.
3. Workshop Tata Kelola PPID yang diadakan setiap tahun.
4. Partisipasi PPID Unit Kerja, setiap tahun mengajak tingkat universitas sampai unit kerja untuk hadir pada workshop keterbukaan informasi publik. Tahun 2023 menjadi titik awal diikutsertakannya PPID Fakultas/unit kerja di Kuesioner E-Monev KIP.
Prof. Fahrurrozi juga memaparkan laporan pelayanan daring selama tahun 2023 melalui email dan form PPID, dilaporkan untuk Form PPID sebagian besar menanyakan permohonan akreditasi prodi, dan Informasi pendaftaran serta biaya S2. Untuk Email sebagai besar menanyakan informasi terkait pendaftaran mahasiswa baru (Jalur masuk, Kouta program studi, beasiswa, UKT), promosi jasa dan usaha, undangan kegiatan (seminar, workshop, dan lomba), pengajuan kerja sama. Untuk Telepon terkait kampus secara umum (fakultas, pendaftaran,pembayaran ukt,dll), sebagian kecil menanyakan informasi kerja sama, perpindahan mahasiswa, promosi usaha dan jasa. Sedangkan untuk bulan Maret sampai dengan Desember tidak ada karena telepon sedang rusak.
Pelayanan secara luring selama tahun 2023 melalui kunjungan langsung ke meja pelayanan, dilaporkan sebagain besar bertanya tentang Pendaftaran Mahasiswa Baru (Biaya pendaftaran, tata cara, UKT, kuota, penjelasan prodi), legalisir Ijazah, menanyakan gedung atau ruangan, sebagian kecil promosi usaha dan jasa.
Acara FGD kemudian dilanjutkan pemaparan materi oleh Dr. Ir. Donny Yoesgiantoro yang berjudul “Pentingnya Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Publik Kunci dalam Mewujudkan Good University Governance (GUG)” dan ditambahkan beberapa paparan oleh Syawaludin selaku Komisioner KIP serta diskusi dengan peserta FGD.
Setelah acara FGD selesai, Dr. Ir. Donny Yoesgiantoro, Syawaludin, Prof. Sarkadi, Prof. Fahrurrozi, Kepala Humas dan Informasi Publik, melakukan Visitasi Monev ke Kantor PPID UNJ.
